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Firmando contratos en tiempos de COVID-19

Hasta hace apenas unas semanas proponernos en Colombia la firma de un contrato por medios tecnológicos y sustituir con ello el acto de estrechar las manos y de firmar sobre el papel, se consideraba incómodo, informal y para algunos demasiado arriesgado desde el punto de vista legal, pero los tiempos cambian, aveces más rápido de lo que pensamos.

Y es que el papel, inventado alrededor del año 105dc, tiene más adeptos que los documentos electrónicos inventados apenas hace unos 50 años, esto a pesar de que desde finales del siglo XX, la ley 527 de 1999 estableció en su artículo sexto, que:

"Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta."

Es decir, no existe ninguna razón para preferir el papel sobre un documento digital, por lo menos desde el punto de vista jurídico.

Sin embargo, es claro que no es lo mismo firmar sobre un papel que firmar un documento electrónico, en el primer caso solo tenemos que usar tinta negra (por normas de archivística) y en el segundo caso debemos acudir a la ley y la tecnología, la cuales nos plantean dos posibilidades:

  1. La firma electrónica que consiste en cualquier tipo de tecnología que una vez usada para aprobar un documento, permita identificar a quien lo prueba; esto siempre que el sistema utilizado sea confiable para el propósito para el cual se usa. Son ejemplos de sistemas de aprobación con firma electrónica, el sistema de usuario y contraseña,  la solicitud de un pin remitido en mensaje de texto al celular, entre otros.
  2. La firma digital que implica la utilización de un certificado digital expedido por una entidad autorizada que una vez impuesto al documento, hace que respecto de este último se pueda saber con certeza quién lo firmó y que el documento desde su firma no ha sido alterado (Piensa en esto como un sello digital). Este proceso funciona mediante una serie de validaciones matemáticas vinculadas a un sistema criptográfico particular.

Entendido lo anterior, debes tomar una decisión, usar la firma digital o la firma electrónica; si nos preguntas cuál te aconsejamos, la respuesta será depende; si se trata de una entidad pública que da fe de una situación jurídica particular, en un documento cuya integridad y autenticidad debe estar garantizada, por ejemplo una sentencia, te aconsejamos el uso de la firma digital, y si se trata de situaciones entre particulares, dependerá del negocio a realizar, pues por ejemplo, puede existir una plataforma de solicitud de materia prima en línea que utilice un método de usuario y contraseña que de acceso a la realización de pedidos sometidos a unos términos y condiciones previamente aceptados por el cliente (Piensa en cuando creas una cuenta en Rappi, Falabella u otros).

Para finalizar, debemos indicarte que el Decreto 491 de 2020, expedido en razón de la pandemia causada por el COVID-19, permite que:

Artículo 11. De las firmas de los actos, providencias y decisiones. Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

Lo anterior, quiere decir que las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas podrán tomar decisiones y firmarlas de forma tradicional y escanearlas o usar firmas digitalizadas en los actos que profieren, siempre que garanticen la seguridad de los documentos.

Sobre esto último, tenemos que decir que una firma digitalizada no garantiza ni la autenticidad del documento (que fue proferido por algún particular o autoridad), ni la integridad del mismo (que el documento no ha sido alterado). Como ejemplo de lo anterior, piensa en que alguien podría escanear una firma, ponerla en una sentencia y decir que es beneficiario de la decisión de un juez. Pero eso no es todo, se convalida el uso de un tipo de firma que es absolutamente insegura y se obliga a quien la use para que tome las medidas de seguridad, ¿Cuáles son esas medidas?, ¿Quién se las dará al servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas?, ¿Qué garantías tendremos quienes seamos notificados de una decisión de este tipo?



Hugo Rodríguez Vera

Hugo Rodríguez Vera

Abogado especialista en propiedad industrial, derechos de autor y TIC y Magister en Derecho Comercial. Asesor en Propiedad Intelectual, Derecho de la Privacidad y Comercio Electrónico.


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